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会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种法定公文。它的行文方向比较灵活,可以是上行文、下行文和平行文。
会议纪要与会议记录不同,会议记录只是一种客观的纪实材料,记录每个人的发言,而会议纪要则集中、综合地反映会议的主要议定事项,起具体指导和规范的作用。
办公会议纪要。主要用于记载和传达**的办公会议决定和决议事项。如其中涉及有关部门的工作,可将会议纪要发给他们,并要求其执行。
工作会议纪要。用以传达重要的工作会议的主要精神和议定事项,有较强的政策性和指示性。
协调会议纪要。用于记载协调性会议所取得的共识以及议定事项,对与会各方有一定的约束力。
研讨会议纪要。主要记载研究讨论性或总结交流性会议的情况。这类会议纪要的写作要求*客观,除反映主流意见外,如有不同意见,也应整理进去。
内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,否则,就会失去其内容的客观真实性。
表达的提要性。会议纪要是根据会议情况综合而成的,因此,撰写会议纪要时应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括,重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程。
称谓的特殊性。会议纪要一般采用*三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,使用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等惯用语。
这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,*贯彻操作,写的篇幅相对短小。
如果会议的议题较多,可分条列述召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对*,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层*领会、深入贯彻的会议。
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